“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.” – William Edwards Deming.
Deming é um americano estatístico, professor universitário, gestor e consultor empresarial, que ganhou grande notoriedade no esforço pós-guerra para reerguer o Japão nos anos 50, sendo o grande responsável pela criação do famoso sistema Lean Toyota de Produção.
Sua frase mais célebre, com qual abro este artigo, diz sobre a importância da medição de resultados para uma administração eficiente, afinal: não se gerencia o que não se mede… e não há sucesso no que não se gerencia. E este é o motivo pelo qual o acompanhamento dos KPIs é tão importantes.
KPI: Key Performance Indicators (Indicadores-Chave de Desempenho)
Os KPIs são ferramentas de gestão para se realizar a medição e consequentemente o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo, de maneira quantitativa. Ou seja, são métricas pré-estabelecidas para acompanhar o andamento de um processo.
Por exemplo: Você é dono de um curso de idiomas. Para medir o sucesso da escola, monitora o número de alunos matriculados. Neste caso, o KPI escolhido é o número de matrículas feitas em um determinado período de tempo.
KPIs Financeiros
Nas finanças, os KPIs são utilizados para monitorar os resultados financeiros de uma empresa, fazendo muito mais do que a rotina de contabilizar o fluxo de caixa. Acompanhando os indicadores certos, o empresário terá uma visão realista do desempenho do negócio, e conseguirá maximizar seus resultados.
Os quatro principais indicadores financeiros, que vamos ver a seguir, são:
- VPL
- TIR
- Payback
- Ponto de Equilíbrio (PE)
1) VPL: Valor Presente Líquido.
Imagine que eu lhe oferecesse uma nota de R$ 100, com a opção de recebê-la agora ou daqui 1 ano. Quando você escolheria? A maioria das pessoas responderia que prefere receber o dinheiro agora, considerando que no futuro o poder de compra seria menor, pois esta nota estaria desvalorizada pela inflação.
Esta é a utilidade do VPL: Saber com exatidão qual é o retorno do investimento que se dará de acordo com o resultado esperado. Assim a pessoa consegue decidir se o investimento irá render conforme o esperado (ou mais) ou se prefere alocar o recurso em outra alternativa.
Este indicador calcula o Valor Presente dos Pagamentos Futuros, deduzindo uma taxa de custo de capital. Isso acontece pois o cálculo consegue estimar o quanto valeria hoje o dinheiro que retornará do investimento lá no futuro. Se o resultado for negativo, sabemos que o investimento não valerá a pena.
O cálculo consiste em trazer para o presente todo o fluxo de caixa projetado utilizando uma taxa mínima de investimento:
VPL = Valor Presente Líquido
FCt= Fluxo de Caixa no tempo (t)
i = Taxa de Desconto (%)
t = Tempo do Fluxo de Caixa
2) TIR: Taxa Interna de Retorno ou IRR: Internal Return Rate
A TIR reflete a qualidade de um investimento, pois mostra qual é a opção mais rentável e também ajuda a calcular o tempo em que o dinheiro irá se desvalorizar.
Ela é utilizada para determinar se o investimento de um projeto, como iniciar um negócio, vale a pena ou não, e também para avaliar diferentes opções de rentabilidade entre opções de investimentos bancários.
O cálculo consiste em uma taxa de desconto que deve ter um fluxo de caixa para que o Valor Presente Líquido (VPL) seja igual a zero.
De maneira resumida, a fórmula busca calcular qual é a taxa que quando aplicada ao fluxo de caixa com as parcelas trazidas ao valor presente se igualam ao investimento inicial, simplificado no gráfico a seguir:
Devido a complexidade da operação, este cálculo pode ser feito preferencialmente com a ajuda de uma calculadora financeira.
3) Payback (PB)
Você sabe quanto tempo o investimento feito para o seu negócio demorou para retornar e começar a gerar lucros?
Essa é a pergunta que o cálculo do Payback busca responder, pois dá a estimativa de quanto tempo vai levar até que se recupere o investimento oficial. Sendo assim, quanto maior o período, mais risco o investimento apresenta. Através dele também é possível comparar diferentes opções de investimentos e qual é a mais vantajosa.
Para realizar este cálculo é simples:
PB = Investimento Inicial / Resultado Médio do Fluxo de Caixa
Por exemplo: Realizou um investimento de R$ 50.000,00 para abrir uma cafeteria e o resultado médio mensal de fluxo de caixa corresponde a R$ 3.000,00.
PB = 50000/3000 = 16,666
Ou seja, o Payback estimado é de 17 meses (1 ano e 5 meses, aproximadamente) de trabalho até que o valor investido inicialmente seja recuperado e o negócio comece a gerar lucros realmente.
4) Ponto de Equilíbrio (PE)
É o ponto em que tanto as despesas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis, e suas receitas totais ficam em equilíbrio, ou seja, o lucro e o prejuízo estarão no “zero”. Isso significa que, após pagar todas as despesas e não ter mais prejuízo, o negócio irá começar a lucrar.
O seu cálculo acontece da seguinte maneira:
Ponto de equilíbrio contábil = Custos e despesas fixas ÷ Margem de contribuição
Margem de Contribuição = Receita – Custos e despesas variáveis.
Por exemplo: Você vende um café por R$15, mas gasta R$10 para produzi-lo, sua margem de contribuição será de R$5. Ou seja, R$5 dessa margem ÷ R$15 da receita do produto = R$0,33 x 100 para achar a porcentagem = 33% do valor de venda.
Digamos que a cafeteria gaste R$50 mil por ano para produzir os cafés e para continuar suas operações, e tem essa margem de contribuição de 33%, quer dizer que o ponto de equilíbrio dessa empresa é de aproximadamente R$151 mil.
Isso acontece porque os R$50.000,00 dos custos e despesas fixas ÷ pelos 0,33 (ou seja, 33%) da margem de contribuição. O resultado exato será de R$151.515,15.
Concluindo…
Agora que você aprendeu sobre o que são os KPIs, sua importância e como eles são aplicados para monitorar os resultados financeiros, estará preparado para administrar as finanças do seu negócio de maneira mais profissional e ter melhores resultados!
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