Você sabia que a gestão de tarefas da sua empresa pode ser feita de maneira muito mais eficiente através da Matriz de Eisenhower?
Boa sorte é o que acontece quando a Oportunidade encontra o Planejamento.” – Thomas Edison
Mas antes de falarmos sobre esta ferramenta, confira alguns dados que você precisa saber, levantados pela Development Academy, em 2021, sobre gestão de tempo:
- Menos de 1 em cada 5 pessoas (18%) tem um sistema de gestão de tempo adequado;
- 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo.
- A matriz de Eisenhower é a técnica de gerenciamento de tempo mais bem-sucedida – 100% das pessoas que usam essa técnica sentem que seu trabalho está sob controle 4 ou 5 dias por semana;
- A técnica de gerenciamento de tempo menos bem-sucedida é “lidar com o que quer que surja” – 28% das pessoas que usam esta técnica sentem que seu trabalho nunca ou muito raramente (1 dia por semana) está sob controle;
- 1 em cada 8 pessoas (12,5%) nunca se sente sob controle no trabalho;
- apenas 20% (1 em cada 5) pessoas realizam uma auditoria mensal de tempo para revisar como estão gastando esse ativo;
- 49% das pessoas nunca realizaram uma auditoria de tempo.
Mas o que isso significa?
Uma gestão de tempo ineficiente é o principal sabotador do sucesso da maioria das pessoas, e grande parte delas não gere bem o tempo devido à falta de organização. Então ao dominar essa habilidade você estará na frente de grande parte dos seus concorrentes.
Para que um empreendedor tenha sucesso ele precisa conseguir conciliar sua agenda lotada de responsabilidades, e ainda ter tempo para equilibrar os compromissos profissionais com família, lazer e saúde.
Agora que você tem motivos para tornar a gestão de tempo sua prioridade, entenda como utilizar a Matriz de Eisenhower a seu favor!
- O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower tem esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower — 34.º presidente dos Estados Unidos e general condecorado com cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial. Ela foi elaborada graças a um discurso de 1954, onde Eisenhower declarou: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
Seguindo esta lógica, urgência e importância apesar de parecerem sinônimos, tem diferenças consideráveis:
A urgência diz respeito ao curto prazo, demandando atenção imediata. São tarefas que não podem ser evitadas, para que não haja consequências se não forem concluídas no prazo.
Já a importância diz respeito ao longo prazo. Ou seja, tarefas que não precisam de atenção imediata, mas caso não forem cumpridas dentro do cronograma podem comprometer os resultados futuros.
Ao entender esta diferença, é hora de separar as tarefas de acordo com os quadrantes.
- Os quadrantes da Matriz de Eisenhower.
Uma longa lista de tarefas pode parecer impossível de completar à primeira vista. Aplicando a matriz, você tornará esse processo mais intuitivo, com a certeza de que nada importante ficará pendente.
Primeiro, liste tudo o que você precisa fazer no dia ou semana. Depois, divida uma folha de papel em 4 partes, coloque o título em cada quadrante, como na imagem a seguir:
Agora separe as tarefas de acordo com os seguintes critérios:
QUADRANTE 1: Faça agora!
São as tarefas importantes e urgentes.
Estas tarefas precisam de prioridade, então você só irá partir para o próximo quadrante depois que elas forem cumpridas. São as demandas com prazos próximos e que terão consequências caso não entregues.
Exemplo: Elaborar a etapa de detalhamento no projeto de interiores.
QUADRANTE 2: Agende!
São as tarefas importantes e não urgentes.
Estas tarefas impactam a empresa no longo prazo, então podem aguardar enquanto o primeiro quadrante é cumprido. Porém, não devem ser negligenciadas para não colocar os resultados de longo prazo em risco.
Exemplo: Reunião com o cliente, visita à obra.
QUADRANTE 3: Delegue!
São as tarefas não urgentes e importantes.
Estas tarefas não dependem de você para que sejam executadas, então devem ser delegadas à membros da equipe ou especialistas (quando não fazerem parte do core business da empresa).
Exemplo: Marketing, contabilidade, finanças.
QUADRANTE 4: Elimine!
São as tarefas não urgentes e não importantes.
Estas tarefas não agregam à empresa, mas podem surgir. Seu papel é dizer não à elas e fazer o possível para que novas situações apareçam.
Exemplo: Retrabalho.
Concluindo…
Agora que você já entende a importância da Matriz de Eisenhower, e como separar as tarefas nos diferentes quadrantes, chegou o momento de colocar em prática! Sempre que necessário consulte este conteúdo para aprimorar a gestão de tarefas da sua empresa.
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Este artigo foi desenvolvido pela consultora empresarial Léia Nascimento.
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